WhatsApp auf der Baustelle: Wie sieht’s da eigentlich rechtlich aus?

Anfragen zum Thema „WhatsApp-Nutzung im Unternehmen“ nehmen zu. Eine dieser Anfragen – eines Mandanten aus dem Baustoffhandel – habe ich nun zum Anlaß genommen, mich einmal in einem kurzen Fachbeitrag mit einigen rechtlichen Aspekten der dienstlichen Nutzung der beliebten Social-Media-App zu befassen…

Die bekanntesten Messaging-Tools sind inzwischen auf nahezu allen modernen Mobilfunkgeräten („Smartphones“) als Standard-Apps vorinstalliert und können daher recht einfach zum bequemen Absetzen von Textnachrichten, Verschicken von Bildern oder auch Weiterverbreiten von Videos genutzt werden. Besonders der Messaging-Dienst WhatsApp hat inzwischen bei vielen Nutzern im privaten Bereich die Nachricht via SMS abgelöst.

Aber auch Mitarbeiter von Unternehmen setzen WhatsApp inzwischen nicht nur für Nachrichten an Kollegen oder Vorgesetzte ein, sondern im Berufsalltag oft als Hilfsmittel, um z.B. Aufträge zu erteilen, Material zu ordern oder auch für Status-Mitteilungen an Kunden oder Auftraggeber. Das Firmen-Faxgerät wird in der Praxis somit zunehmend ersetzt durch das Handy des Mitarbeiters.

So einfach das zu handhaben ist, so problematisch kann es hinterher werden. Denn es tauchen spätestens bei Falschlieferungen oder anderen Reklamationen einige sehr konkrete Fragen und Probleme auf:

  • Sind solche Nachrichten überhaupt rechtsverbindlich?
  • Wie kann man Absprachen beweisen, wenn nur online kommuniziert wurde?
  • Wie kann man im Betrieb nachvollziehen, wer wann was über bzw. an ein fremdes Gerät geschrieben bzw. geschickt hat?

Eines vorab, ohne an dieser Stelle auf das gerade bei WhatsApp auch aktuell wieder stark diskutierte Thema Datenschutz näher eingehen zu können:

Jeder, der WhatsApp – einen US-amerikanischen Anbieter – nutzt, muß sich darüber im Klaren sein, dass er keinerlei echte Kontrolle oder auch nur vollständige Kenntnis darüber hat, wohin seine Inhalte übermittelt, wo sie überall gespeichert und wozu sie von WhatsApp & Facebook genutzt werden. Das wird spätestens dann zum echten Problem für das Unternehmen, wenn personenbezogene Daten oder vertrauliche Firmeninterna verschickt werden. Ein betrieblicher Einsatz von WhatsApp ohne ausdrückliche (und wirksame!) Einwilligung aller(!) Betroffenen verbietet sich hier von vornherein.

Zumindest einige der o.a. Fragen sollen nun anhand eines Praxisbeispiels beantwortet werden:

Der mit der Ausführung von Arbeiten beauftragte Mitarbeiter M des Handwerksbetriebs H schickt mit seinem privaten Handy via WhatsApp das Foto einer von ihm gezeichneten Bauskizze an das Handy des Verkaufsmitarbeiters V des Baustoffhändlers B und teilt mit, dass man zeitnah eine bestimmte Anzahl konkret bezeichneter Materialien mit bestimmten Abmessungen für das aus der Skizze ersichtliche Vorhaben von H auf einer bestimmten Baustelle benötigt und fragt, ob B ein ausreichendes Kontingent am Lager habe. V antwortet dem ihm als Mitarbeiter von H bekannten M mit seinem Firmenhandy: „812 Stck. in passender Größe am Lager, Anlieferung Baustelle bis morgen 12.00 Uhr, Stückpreis EUR 67,59 netto, zzgl. Lieferpauschale EUR 128,00 netto“. Kurz darauf schreibt M zurück: „In Ordnung. Machen wir so!“ Ist damit ein Kaufvertrag zwischen Handwerksbetrieb H und Baustoffhändler B zustande gekommen?

Ein rechtlich bindender Vertragsschluss über den Kauf von Sachen erfordert keine bestimmte Form. Er muß nicht schriftlich abgeschlossen werden, kann also grundsätzlich auch mündlich, telefonisch, per E-Mail – oder mit Hilfe eines Messaging-Dienstes wie WhatsApp geschlossen werden.

Voraussetzung: Es müssen zwei übereinstimmende Willenserklärungen der Beteiligten vorliegen, nämlich ein verbindliches Angebot einer Seite und die Annahme des Angebots durch die andere Seite. Diese Willenserklärungen können auch durch Vertreter abgegeben werden. Bei M und V aus dem Beispiel unterstellen wir, dass beide regelmäßig mit Wissen und Wollen ihrer Firmen Material ordern bzw. verkaufen und ihre Erklärungen daher mit Wirkung für H und B abgegeben werden können. Die Erklärungen müssen der jeweils anderen Seite auch tatsächlich zugegangen sein. Im Beispiel ist das unproblematisch der Fall.

Nun ist noch zu klären, auf welche der Nachrichten es ankommt: Das Angebot, einen Kaufvertrag abzuschließen, ging hier von V aus. Dieser hat konkrete Konditionen einer möglichen Lieferung genannt und an M übermittelt. Die 1. Nachricht des M war inhaltlich nur eine Aufforderung dazu, ein Angebot zu machen. Mit seiner 2. Nachricht hat M danach das Angebot angenommen. B hat damit einen rechtlichen Anspruch darauf, dass das bestellte Material bis zum nächsten Mittag auf der Baustelle angeliefert wird.

Natürlich ist auch denkbar, dass bereits die  Anfrage so formuliert ist, dass sie direkt als Bestellung aufgefasst werden kann. Das setzt aber voraus, dass die Nachricht bereits alle wesentlichen Inhalte des Kaufvertrags enthält, so daß der Adressat nur noch zustimmen oder ablehnen muss. Also z.B. „Wir bestellen 812 Stck. X, Maße wie aus der Skizze ersichtlich, zum Stückpreis EUR 67,59, lieferbar frei Baustelle (Adresse) bis morgen 12.00 Uhr“. In diesem Fall muss dann der Verkäufer das Angebot annehmen.

Probleme können nun u.a. dadurch auftreten, dass die Sache nicht wie vereinbart oder auch gar nicht durchgeführt wird. Etwa, weil V die Annahmenachricht des M nicht gelesen hat und daraufhin auch keine Bestellung weitergibt. Oder weil zwar die richtige Anzahl, aber das falsche Material  geliefert wird. Dann geht es entweder schon grundsätzlich um die Frage, ob überhaupt eine Annahmeerklärung vorlag oder aber darum, welchen genauen Inhalt die Skizze hatte. Im Streitfall wäre also der Zugang der Erklärung des M nachzuweisen oder aber der genaue Inhalt der Antwort des V.

Beides geht grundsätzlich auch bei der Nutzung von WhatsApp:

Der Absender erhält für seine Nachrichten Zustellungsinformationen in drei Stufen, durch kleine Häkchen rechts unten in der jeweiligen Nachricht. Ein graues Häkchen signalisiert, dass die Nachricht gesendet wurde, zwei graue Häkchen, dass die Nachricht zugestellt wurde. Sind beide Häkchen blau, wurde die Nachricht auf dem Gerät des Empfängers angezeigt. Für den Vertragsschluß wäre regelmäßig bereits die Empfangsbestätigung ausreichend (= zwei graue Häkchen), während die blauen Häkchen sogar ein Indiz dafür sind, dass die Nachricht vom Besitzer des Gerätes zur Kenntnis genommen wurde.

Das im Verfahren vorgelegte Handy oder auch ein Screenshot des Geräts wären grundsätzliche zulässige Beweismittel, mit deren Hilfe das Gericht sich im Wege der freien Beweiswürdigung und erforderlichenfalls unterstützt durch einen technischen Sachverständigen eine Überzeugung bilden kann. Sofern ein typischer Ablauf dargelegt werden kann (zwei blaue Häkchen unter einer Nachricht), liegt regelmäßig ein sog. Anscheinsbeweis bzgl. des Zugangs einer Nachricht vor. Voraussetzung dafür, dass dieser Ablauf später nachvollzogen werden kann, ist allerdings, dass diese Statusfunktion vom Nutzer nicht deaktiviert wurde.

Wenn es weniger um den Erhalt einer Nachricht als um den konkreten Inhalt geht, läßt sich die Beweisführung dadurch erleichtern, daß der entsprechende Chat vollständig als Textdatei gespeichert und ausgedruckt vorgelegt wird. WhatsApp bietet u.a. die automatisierte Möglichkeit, einzelne Chats inkl. aller Nachrichtenanhänge in einer Datei zu speichern und via E-Mail an einen beliebigen Empfänger zu versenden. Daneben gibt es diverse Tools, mit deren Hilfe Nachrichtenverläufe vollständig reproduziert und in ein gängiges Dateiformat konvertiert werden können.

Auf diese Weise ließ sich auch das Problem der notwendigen Information Dritter in der Firma sowie der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation geschäftlicher Vorgänge praktikabel lösen:

V müßte nur jedes Mal, wenn er einen Auftrag erhält und weitergibt, eine E-Mail an seine Firma verschicken, die eine Datei mit dem jeweiligen Chatverlauf bis zum Vertragsschluß sowie alle Anhänge des Chats enthält und danach den Chat auf dem Gerät archivieren. Darüber hinaus sollten insbesondere Mitarbeiter wie M, die kein Firmenhandy nutzen, sondern ein privates Gerät, ausdrücklich dazu verpflichtet werden, in regelmäßigen Abständen alle geschäftsbezogenen Vorgänge (also nicht nur Bestellungen) zu archivieren und die Archivdateien sowie die automatisch von WhatsApp auf dem mobilen Gerät angelegten BackUp-Dateien an die Firma zu übermitteln, wo sie in geeigneter Weise aufbewahrt werden sollten. Auch hierzu gibt es Tools, mit denen dies komfortabel erledigt werden kann.

Ein letzter Hinweis: WhatsApp erstellt nicht nur automatisch eine ständig aktualisierte BackUp-Datei aller Chats auf dem mobilen Gerät, sondern zeigt auch alle empfangenen Bilder in der Fotogalerie an.

Insbesondere auf dem privaten Gerät ist das keine gute Situation, da dann alle möglichen privaten und beruflichen Fotos vermischt werden. Beim iPhone läßt sich die Anzeige deaktivieren, während es unter Android nur möglich ist, einen separaten Ordner zu erzeugen, in dem alle WhatsApp-Fotos landen. In beiden Fällen befinden sich jedoch Fotos auf dem Gerät, die auf dem privaten Gerät eigentlich bereits bei Beendigung des Auftrags, spätestens aber bei einem Gerät- oder gar  Arbeitsplatzwechsel nichts mehr verloren haben. Entsprechendes gilt für sämtliche Kommunikationsdaten, die sich auf dem Gerät angesammelt haben.

Zu der gesamten Nutzung eines Messaging-Tools für betriebliche Zwecke müssen also klare  organisatorische bzw. inhaltliche Vorgaben gemacht sowie unterstützend geeignete technische Hilfsmittel eingesetzt werden. Andernfalls wird die Social-Media-Nutzung zum Haftungsrisiko für das Unternehmen.

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